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Contabilidade Analítica

01/10/2006

Tal como todas as outras empresas, as explorações agrícolas devem ser geridas de forma prática mas profissional. Uma das valências da gestão é o controlo, que permite ao decisor analisar informação do que se está a passar na exploração e tomar decisões que permitam corrigir ou melhorar a performance da empresa. Este controlo pode permitir correcções ao plano do ano seguinte, ou desde logo proporcionar correcções na implementação do próprio exercício.

Frederico Avillez

Um dos sistema de controlo mais usual é o de contabilidade analítica que permite apurar os resultados de cada uma das actividades da exploração, assim como, os seus resultados globais.

O objectivo central dos sistemas de contabilidade analítica é apurar os resultados de cada actividade, conhecendo as suas estruturas de custos e de proveitos. Alguns destes sistemas recolhem não só os valores dos custos e proveitos, mas também as quantidades de factores envolvidas – coeficientes técnicos – o que permite um controlo técnico das operações. Entre os exemplos em que esta situação pode ser útil, contam-se os casos de controlo de quantidade de adubo (de fundo e cobertura) já aplicado em cada uma das culturas/parcelas, o controlo das eficiências de determinadas máquinas (Gradagem - horas/ha) ou dos trabalhadores (Colheita – kg / dia). Este tipo de controlo pode permitir poupanças muito significativas logo no próprio exercício que está a decorrer.

Os sistemas de contabilidade fiscais, que têm como objectivo principal apurar a matéria colectável, assentam na consulta dos documentos, de despesa e receita, que a empresa troca com o exterior como demonstrativos dos custos e dos proveitos. Mas essas despesas/receitas, nem sempre são coincidentes com os custos/proveitos, pelo que esses sistemas usam várias ferramentas que lhes permitam calcular essas diferenças, como por exemplo o expediente da valorização da variação de existências. Por este motivo, e não só, estes sistemas não são habitualmente eficientes quando se tentam utilizar com o objectivo de gestão.

Os sistemas de contabilidade analítica que assentam na separação dos custos pelos diferentes produtos da empresa, conhecidos como “de Produto”, não são tão interessantes como aqueles que assentam na separação, não só dos custos, mas também dos proveitos por diferentes centros de resultados, designados por actividades e definidas no início do exercício, permitindo o apuramento das Margens de cada uma dessas actividades. Estes últimos sistemas são comummente conhecidos por “de Margem”.

Para além dos sistemas de Contabilidade Analítica, podemos ainda referir outras ferramentas de controlo que poderão ser complementares ou ser utilizadas de forma independente. Uma dessas ferramentas é o Controlo Orçamental e baseia-se na comparação dos orçamentos previsionais com os orçamentos reais. Essa comparação permite calcular os desvios entre o que estava previsto e o que está a acontecer na prática. Os desvios podem ser duas origens: desvios de preços, se na sua causa estiver a variação de um preço de um factor ou de um produto, ou desvios de quantidade, se forem causados por diferentes quantidades de factores aplicados ou produtos obtidos. Se os mapas de controlo orçamental forem feitos com regularidade, é possível proceder a correcções de forma a impedir que determinados desvios se perpetuem no tempo.

Outra ferramenta de controlo passa pela simples utilização de determinados indicadores - valores padrão – de determinadas zonas chaves da produção. Aqueles gestores que podem socorrer-se dos mapas de resultados da Contabilidade Analítica, têm a noção exacta de quais os pontos chaves dos seus sistemas de produção. Analisando por exemplo, a estrutura de custos das diferentes actividades, é possível conhecer quais as operações que têm um custo mais significativo e assim fazer o controlo apenas dessas operações relevantes.

 

Opinião

Imputar ou não os custos indirectos

Um dos grandes problemas em torno de qualquer sistemas de contabilidade analítica, mesmo nos mais simples, é a capacidade de distinguir qual a actividade a que deve ser imputada cada um dos custos. Enquanto que em alguns custos essa imputação não levanta qualquer problema, como é o caso da generalidade dos custos variáveis – sementes, adubos, fitofármacos, rações, etc., casos existem em que esta imputação se pode tornar um problema. Os custos fixos, como as máquinas, os equipamentos, os trabalhadores permanentes, etc., que na generalidade não são acompanhados por documentos, são muito mais complicados de imputar exigindo um qualquer tipo de registo sistemático dos trabalhos realizados para que essa imputação seja a mais correcta.

Os custos que não se conseguem imputar são designados de Custos Indirectos, e muitas vezes utilizam-se varias chaves de imputação para fazer reflectir esse conjunto de custos nos diferentes centros em analise. Essas chaves podem ser calculadas ponderando a quantidade de produto obtida, o valor das produções, o valor dos restantes custos de produção (custos Directos), etc.

Este trabalho de imputação dos custos inicialmente classificados como indirectos pode ser muito lesivo para os objectivos de controlo. Muitas vezes esta técnica não passa de uma forma de fazer esconder os problemas, e não de os resolver. Muitas vezes interessa que o gestor se debruce sobre os próprios custos indirectos e implemente medidas para que esses custos diminuam, outras vezes a sua imputação através de um critério único, não faz mais nada do que estragar o trabalho, tantas vezes moroso, de apuramento das contas de cultura das actividades.

Para se evitar este problema devemos ter os seguintes cuidados: tentar sempre imputar os custos às actividades, evitando engordar os custos indirectos; recolher informação detalhada que permita a correcta imputação dos custos; usar sempre critérios de imputação de custos que se relacionem com a origem dos custos e não com outras dimensões das actividades em questão; procurar reconhecer que alguns custos que não são específicos das actividades devem ser analisados separadamente e alvo de decisões directas (ex: dimensão do parque de máquinas, dimensão da força de trabalho).

 

 

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