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A velhinha, mas sempre actual “Conta de Cultura”

01/09/2006

O “Orçamento” é provavelmente a ferramenta de gestão mais utilizada junto dos agricultores e é usualmente conhecido por “Conta de Cultura”. Neste artigo a equipa da AGROGESTÃO tenta aprofundar um pouco esta ferramenta de fácil e quase imediata utilização.

Frederico Avillez

O orçamento não é mais do que uma lista de custos e proveitos, organizados de forma a fazer realçar os diferentes aspectos dos resultados das actividades em análise.

Tradicionalmente, começamos por enumerar as diferentes categorias de proveitos e ao seu total subtrairmos os custos classificados de forma a apurar os diferentes indicadores de resultado. Mas esta forma de apresentação não é apenas uma das muitas possíveis e é aconselhável que cada um pondere bem os seus objectivos de gestão no momento da construção do orçamento, para que este o ajude na sua prossecução.

Antes de mais temos de ter em atenção que o orçamento é útil nos mais diversos pontos do ciclo da gestão, por exemplo no planeamento em que normalmente é designado por “Orçamento Previsional” ou simplesmente “Orçamento”, ou no controlo em que normalmente é designado por “Orçamento Real” ou “Conta”. Aproveitemos estas designações mais simples: Orçamento vs. Conta, tal como também o fazem os governantes da nação e da maioria das empresas nacionais: “Orçamento de Estado” vs. “Relatório e Contas”.

Numa outra perspectiva, os orçamentos variam na sua construção, também pelo facto de se poderem referir à totalidade da exploração, ou apenas a uma actividade – Unidade de Negócio – da empresa. No primeiro caso não se pode deixar de agrupar a informação para que esta possa ser analisada, mas no caso das actividades podemos ir mais além no seu detalhe.

Que tipo de categorias de proveitos é que se devem utilizar?

Esta questão é muito importante, e a resposta encontra-se procurando nos Objectivos. Se procuramos conhecer a nossa dependência em relação às politicas de apoio ao sector agrícola, podemos dividir os proveitos entre “Valor das produções” e “Subsídios”. Mas se a nossa produção é já muito diferenciada e a nossa empresa já se encontra mais perto do consumidor final, é fundamental analisar a função comercial da empresa, então devemos especificar os proveitos segundo o canal de distribuição, por exemplo: moderna distribuição, grossistas, HORECA, consumidor final, etc...

Noutros exemplos, que podemos apontar, figuram a classificação segundo a distribuição geográfica, ou distribuição internacional, distribuição por vendedor ou uma clássica distribuição por produto.

E em relação aos custos, como classificar?

Nas velhinhas “Contas de Cultura” a classificação de custos mais popular era a da classificação segundo a natureza do custo (consumíveis, serviços, máquinas e equipamentos, mão-de-obra, melhoramentos fundiários, terra, etc...). No caso de orçamentos mais globais da empresa, utilizar uma classificação que atenta na variabilidade do custo, começando por descontar ao total dos proveitos os custos mais variáveis, seguindo-se dos custos fixos mas reais, e só depois considerar os custos atribuídos. Desta forma conseguem-se ter indicações sobre limiares de encerramento e limiares de rentabilidade – quando é que devemos continuar a produzir ou fechar a loja de vez!

Se o agricultor conseguir compilar informação relativa aos custos das diferentes operações culturais em questão numa determinada actividade, poderá fazer um orçamento que será com certeza muito útil nas suas decisões de planeamento e controlo de implementação: é muito mais fácil que o agricultor se lembre de que forma é que pode diminuir os custos de uma operação de colheita, do que diminuir custos em mão-de-obra. As acções e decisões do dia-a-dia são focalizadas nas operações e portanto pode ser muito benéfico que o orçamento seja assim organizado.

Tal como nos proveitos poderá ser importante fazer diferentes mapas de orçamento com as diferentes classificações relevantes para a análise dos vários objectivos.

A grande maioria dos agricultores que utilizam o orçamento na sua forma de controlo – conta de cultura – fazem-no utilizando os serviços de um gabinete de contabilidade. Estes gabinetes, inequivocamente especializados em fiscalidade, oferecem algumas vezes um serviço adicional de contabilidade analítica que, utilizando as contas da classe 9 do POC (Plano Oficial de Contas), possibilita a construção de contas para diferentes áreas de negócio da empresa.

Uma vez que o objectivo é proceder ao controlo da diferentes actividades da empresa é muito importante procurar associar à informação económica as quantidades de factores aplicados, para que essa informação permita a tomada de medidas correctivas ou de melhoramento contínuo. Entre outros problemas que normalmente se encontram nas formas de orçamento conseguidas pela utilização das contas do POC, temos que referir que uma limitação muito importante é a impossibilidade de recolher esse tipo de coeficientes técnicos.

 

Opinião

O Controlo Orçamental na Agricultura

A maioria das empresas industriais nacionais assentam a sua valência de controlo na figura do “Controlo Orçamental”. Esta ferramenta de gestão não é mais do que a comparação entre os orçamentos previsionais e os orçamentos reais (contas de cultura). A identificação de desvios entre o que foi planeado e o que foi executado permite na maioria das actividades industriais a implementação de medidas correctivas que permitam o regresso ao bom caminho.

Esta ferramenta aplica-se muito bem em actividades cujo ciclo de repetição é sensivelmente mais curto que o exercício, mas já não tem a mesma utilidade em actividades, como a generalidade das actividade agrícolas, em que o ciclo só se completa uma vez dentro de um exercício. Se eu concluir que ultrapassei o orçamento na operação de mobilização do solo, não consigo com isso retirar conclusões que me permitam gerir melhor a operação dos tratamentos ou da colheita.

Se bem que nas explorações agrícolas algumas actividades possam beneficiar muito da utilização de Controlo Orçamental, tal como os bovinos de leite, existem outras ferramentas mais interessantes para apoio no controlo de gestão.

Estas ferramentas assentam em grande parte na definição de objectivos e na verificação regular da prossecução desses objectivos. Quer sejam objectivos muito concretos como a adopção de um coeficiente técnico standard para uma operação – como o número de Kg colhidos por trabalhador por dia, quer sejam objectivos mais latos relacionados com a visão estratégica da empresa – crescimento da produção, ou da área instalada, ou alcance de determinada quota de mercado, o fundamental é apontar uma direcção que toda a empresa conheça e implementar formas de recolha de informação que permitam verificar se essa direcção está a ser seguida.

 

 

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