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Custos que não se pagam

01/06/2006

Muitas vezes proveito é sinónimo de receita mas nem sempre! É possível ter custos sem que isso obrigue a pagar algum fornecedor ou ter muitos proveitos mas nem um cêntimo a mais na conta bancária. Este mês os técnicos da AGROGESTÃO esclarecem a diferença entre os importantes conceitos - proveito e receita, custo e despesa. E identificam ainda os circuitos económico e de tesouraria que os gestores agrícolas têm que controlar isoladamente.

José Pedro Salema

A tesouraria é certamente muito importante em todas as empresas agrícolas. De facto, na maioria das actividades agrícolas, dependentes dos ciclos biológicos, existe um desfasamento temporal de vários meses entre o incorrimento de custos e a criação de proveitos.

Todas as empresas têm também a necessidade de contabilizar todos os seus custos e proveitos em cada período (normalmente o ano agrícola ou o ano civil) para assim determinar os seus resultados económicos ou qual a riqueza criada (ou destruída) nesse período.

A grande maioria das pessoas entende (erradamente) que um custo é sinónimo de pagamento. Na maior parte dos casos efectivamente todas as coisas que gastamos têm que ser pagas mas frequentemente não no mesmo momento - podemos comprar, gastar e depois pagar ou comprar e pagar e só muito depois gastar. É muito importante separar estes três momentos pois só assim identificamos correctamente os conceitos em causa:

•  Quando compramos aceitamos a obrigação de pagar determinado fornecedor por um dado bem ou serviço. Esta obrigação de pagar representa uma despesa . É frequente, em termos documentais, a despesa estar directamente associada à aceitação da factura do fornecedor.

•  No momento em que a despesa é liquidada dizemos que se deu o pagamento. Assim o pagamento é a efectiva transferência de fundos realizada por qualquer forma (em numerário, cheque ou transferência bancária) a favor de um fornecedor. O pagamento normalmente está associado à emissão do recibo do fornecedor, no entanto a prova de pagamento é apenas feita pela demonstração do movimento bancário.

•  Quando consumimos determinado bem e o aplicamos no processo produtivo de forma não recuperável dizemos que ocorreu um custo. Assim a noção de custo deve ser associada ao sacrifício total ou parcial de um recurso . É usual não existir nenhuma "prova" do custo se a empresa não tem hábitos de registar os consumos ou aplicações de produtos.

É agora fácil entender as diferença entre proveitos e receitas:

•  Quando produzimos determinado bem dizemos que temos um proveito. O proveito representa a criação de riqueza . Assim que é possível quantificar um produto isolado e transaccionável podemos falar em proveitos. No dia da vindima, da enfardação do feno ou do desmame dos bezerros podemos quantificar os proveitos.

•  Quando vendemos garantimos o direito de receber pelo fornecimento de bens ou serviços. O direito de receber representa uma receita . A receita é representada normalmente pela emissão da factura ao cliente.

•  Quando o cliente liquida a dívida e transfere efectivamente fundos a favor da empresa , dizemos que ocorreu o recebimento .

Existem custos que nunca se traduzem em despesas ou pagamentos da mesma forma que existem proveitos que não geram receitas e recebimentos. Em agricultura são frequentes as auto-utilizações de que o exemplo mais comum é a produção de alimentos grosseiros (fenos e palhas) para uso exclusivo dos animais da própria exploração. Neste exemplo temos proveitos no momento em que produzimos fenos e palhas e temos custos cada vez que estes são consumidos pelos animais.

Receitas que não traduzem proveitos podem ocorrer sempre que se vende património ou existências produzidas em períodos anteriores. Similarmente existem despesas que não se traduzem em custos quando se realiza investimento (em equipamentos, animais ou terra) ou se adquire para armazenar uma quantidade superior à consumida num ano.

Existem assim circuitos independentes (de produtos físicos e monetários) que os gestores devem identificar e controlar isoladamente.

A lógica económica diz respeito à criação e consumo de riqueza e logo apenas considera custos e proveitos. O objectivo de todas as empresas é o maior resultado económico possível de forma sustentada e assim devem conhecer e acompanhar o seu valor constantemente.

Por outro lado, existe um circuito monetário ou de tesouraria que diz respeito apenas às transferências de fundos entre a empresa e terceiros. Os saldos bancários crescentes podem ser uma consequência mas não o objectivo das empresas. Devem ser geridos com extremo rigor na medida em que podem potenciar ou limitar a criação de riqueza.

O circuito financeiro é relativo a direitos e deveres (de receber e pagar) e está habitualmente entre os dois circuitos identificados anteriormente. Está sempre associado ao circuito de tesouraria (excepto nos casos de incumprimento de pagamento) mas desfasado temporalmente.

É importante relembrar que nem todos os bens passam por estes três circuitos (como o auto-consumo) e que existem recursos cuja utilização acarreta custos de natureza distinta (como a utilização de máquinas com combustíveis, lubrificantes, manutenção e amortização).

Opinião

Muitas vezes somos levados a pensar que a contabilidade fiscal é regida por princípios diferentes daqueles que usamos para a contabilidade interna ou de gestão das empresas.

Se argumentámos que para as contas económicas devem ser tidos em conta todos os custos e proveitos então porque razão a contabilidade fiscal é baseada apenas nos documentos da relação da empresa com o exterior (facturas da empresa e dos fornecedores) que representam apenas receitas e despesas?

A razão é simples e prende-se com o facto da contabilidade fiscal ter necessidade de ser auditada ou verificada, isto é, para evitar aldrabices. E para a possibilidade dos documentos não representarem a realidade a lei prevê pesadas penas (é crime aceitar ou emitir as chamadas facturas falsas).

Mas os princípios contabilísticos são os mesmos para todas as contabilidades e para inferir os custos e proveitos a partir das facturas de despesa e receita a contabilidade usa a ferramenta da variação de existências. É essa a razão porque os contabilistas obrigam à realização do inventário de início/fim de ano. São os valores deste que por comparação com o ano anterior permitem o cálculo da diferença e perceber se criámos ou delapidámos a riqueza das nossas existências em armazém.

A contabilidade interna, por interessar apenas ao empresário, pode ser baseada em informação interna e não apenas em documentos oficiais. Assim é possível na contabilidade interna registar directamente todos os consumos e todas as produções. Se estes consumos e produções forem valorizados podemos ter a todo o momento resultados económicos rigorosos sem ter que esperar pelo fim do ano.

Só uma boa contabilidade de gestão permite ao empresário tomar decisões informadas e atempadas sem ter que esperar pela entrega da declaração anual de impostos. O modelo 10 ou o anexo J são muito importantes (e obrigatórios) mas vêm sempre tarde demais.

 

 

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