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Será a galinha da vizinha melhor do que a minha - Benchmarking - Gestão por comparação

10/01/2009

Na volta para Lisboa José Manuel recebeu um telefonema do amigo Alberto, conhecido das férias de miúdos no Algarve e com quem manteve contacto devido ao interesse mútuo pela agricultura, depois de saber destas viagens resolveu que também queria que ser visitado. E foi assim que José Manuel rumou de novo ao Oeste.

É precisamente no Oeste que o Alberto se dedica à produção de fruta. Das últimas vezes que tinha olhado para as suas contas de cultura ficara com a sensação de que o seu pomar de macieiras lhe estava a dar um rendimento muito aquém do que seria normal. Foi o pretexto da conversa, já que era isso que mesmo que o José andava a fazer.

Francisco Gomes da Silva, Carlos Pedro Trindade, Frederico Avillez, José Pedro Salema, Luís Pereira

 

 

- Zé Manel, tenho um bom sistema de controlo de gestão implementado. Tento tirar partido dele, mas sei que, no que respeita às macieiras, há quem esteja melhor que eu.

- O que precisas é de uma técnica que se chama benchmarking! – apresentei eu.

- O quê?

- O benchmarking permite-te encontrar valores com que tu podes comparar as tuas actividades e mais facilmente descobrir o que é que podes melhorar.

- E como é que isso funciona? Como é que eu faço isso?

- O benchmarking é um processo de comparação para que possas detectar as oportunidades de mudança e melhoria na tua exploração.

- Quer dizer que o que eu devo procurar é comparar a minha exploração com as explorações que se dedicam ao mesmo tipo de actividades e que obtêm os melhores resultados.

- Sim é isso. Ao comparar deves conseguir identificar as técnicas e práticas que colocam os outros em vantagem, assim como os factores críticos em que tu mais te afastas dos padrões das melhores empresas. Depois deste trabalho feito deverás ser capaz de identificar as áreas que necessitam de melhoria e implementar as práticas necessárias.

- Mas eu ao comparar devo fazê-lo com os resultados globais da empresa ou com os resultados por actividade?

- A comparação deverá ser feita ao nível das actividades. As explorações como um todo são dificilmente comparáveis. Além disso a informação global de uma exploração é pouco detalhada e permite retirar poucas conclusões. Os resultados por actividade, embora necessitem de ser analisados com cautela, poderão são muito mais úteis.

- Então e como é que achas que eu poderei implementar um sistema de benchmarking na minha exploração?

- Primeiro vais ter de arranjar dados para comparação. Embora seja natural ter dificuldade em arranjar dados, deve ser-se criterioso ao fazê-lo. Deve conhecer-se as fontes, saber se são as indicadas para comparação com o nosso tipo de exploração.

- E como é que eu posso saber isso? A primeira coisa a saber é que entidade é que recolheu e organizou os dados, se essa entidade é credível, se arranjou os dados na tua região ou em regiões com condições muito diferentes. Depois tens de te informar sobre a forma como os valores foram obtidos.

- E nesse caso terei de adaptar o meu método contabilístico e o meu sistema de custeio para obter resultados comparáveis...

- Muito bem!

- E agora onde é que eu vou encontrar dados que possam ser comparados?

- Pelo que sei, infelizmente em Portugal ainda não há muitas alternativas. O que encontrarás, se procurares, serão sempre estudos periódicos sobre as actividades agrícolas mais variadas regiões da Europa, mas em Portugal ainda não existem entidades responsáveis por realizar a recolha de dados e a sua compilação em orçamentos de referência. Mas é um papel que poderá caber a qualquer entidade com competência, quer sejam os institutos superiores agrários das diversas regiões ou as associações de agricultores com capacidades para realizar este tipo de estudos.

- Se houvesse agricultores dinâmicos e com formação também poderiam reunir um pequeno grupo com explorações semelhantes... Mas para isso é preciso perder alguns medos...

- Sem dúvida... de qualquer maneira podemos tentar a associação de agricultores.

Na tarde seguinte passaram pela associação. Falaram com a colega de José Manuel que já estava na associação a trabalhar à alguns anos, a Ana:

- Aqui na associação andámos a contactar algumas pessoas que se mostraram cooperantes e elaboramos um orçamento de referência para a cultura da maçã – disse a Ana triunfante.

- E como é que fizeram isso? – Perguntou o Alberto absolutamente surpreendido.

A partir daí a conversa desenrolou-se entre o Alberto e a Ana.

- Recolhemos dados de tantos agricultores quantos pudemos. Depois escolhemos os 5% melhores para elaborar o orçamento de referência com a média dos resultados deles.

- Mas com que critério é que escolheram os 5% melhores e porque é que escolheram os 5% melhores e não o melhor...

- Estou a ver que estás a pôr em prática o que te disse: confirma sempre a validade dos dados... – a Ana olhou para mim com uma expressão de “vês como ando a fazer o meu trabalho”.

- Sempre a aprender rápido... eheheh! – respondeu o Alberto meio embaraçado, meio orgulhoso. A Ana continuou.

- Escolhemos os 5% melhores e não o melhor porque como sabes a contabilidade não é uma ciência exacta e a média dos melhores resultados dilui algumas incoerências ou inexactidões que possam existir num determinado orçamento, assim como as diferenças devidas a factores como a qualidade e a exposição do terreno. Quanto ao critério de escolha do melhor está muito relacionado com os objectivos da comparação...

- Quer dizer que se eu quiser comparar o retorno do capital investido, o lucro, a sustentabilidade no longo prazo, a sustentabilidade no curto prazo, devo utilizar critérios diferentes para seleccionar as melhores empresas.

- Isso mesmo. Basta ires à Internet para descobrir uma série de sites de ministérios de agricultura de vários países com sugestões de indicadores e critérios para cada situação de benchmarking.

- Quer dizer que benchmarking se pode utilizar em qualquer tipo de empresa e para qualquer sector a ser analisado.

- Sim, sem dúvida. De qualquer maneira deixa-me dizer-te que, uma vez que queremos comparar dados económicos das actividade de macieiras de uma empresa agrícola, utilizámos a Margem de contribuição dessas actividades para seleccionar os nossos melhores agricultores.

- Boa, a margem de contribuição considera tanto custos como proveitos e permite analisar a viabilidade de uma actividade no longo prazo...

- Ora aí está! Daí a nossa escolha... Deixa-me mostrar-te os dados:

Orçamento de referência para macieiras

ÁREA: 4,00 ha               PROD/ha: 42000

- Então agora tenho de organizar os meus dados de modo semelhante....Mas espera lá, há aqui coisas que são importantes e que não são contabilizadas nos orçamentos! – disse o Alberto, perspicaz.

- Estás a referir-te a...? – defendeu-se a Ana na forma de pergunta.

- Estou a referir-me ao juro de empate de capital em terra ou aos custos das construções.

- Quando construímos os orçamentos de referência resolvemos não contabilizar essas duas categorias. A primeira porque depende do valor que o empresário atribui à sua própria terra e que tem muitas vezes uma base demasiado subjectiva...

- Estou a ver...

- E quanto às construções, chegámos à conclusão de que há pessoas que não atribuem quaisquer custos às actividades referentes às construções e outras que atribuem os custos totais de uma determinada construção ao pomar, apesar dela ser utilizada como garagem, oficina, etc. Como o objectivo destes dados era a comparação resolvemos retirar as categorias que poderiam não servir como uma referência fiável.

- OK, então já temos tudo o que precisamos para poder fazer o Benchemarking. Anda Zé Manel vamos organizar as minhas contas ignorando estes custos também. Amanhã já temos conclusões, não?!.

 

(Continua no próximo número)

 

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