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Serviço de implementação de Controlo de Gestão

Fundamentação da Acção

A gestão assenta na definição de objectivos e na implementação e acompanhamento das acções com vista  ao seu cumprimento e ajuste.

Os objectivos podem ser de natureza estratégica ou operacional. Os objectivos estratégicos estabelecem uma direcção a seguir no longo prazo e devem ser estabelecidos com um profundo conhecimento da empresa e da realidade que a envolve - mercados, aspectos sociais, culturais, etc. Os objectivos operacionais permitem estabelecer um plano prático, com um horizonte temporal mais curto, que define a forma como a empresa vai organizar os seus factores de produção no sentido de cumprir os objectivos estratégicos.

O ciclo da gestão incluí três vértices distintos, todos ligados entre si e sem principio ou fim aparente - o Planeamento, a Implementação e o Controlo.

Existem dois tipos de planeamento - o de curto prazo e de longo prazo. A distinção entre estes dois tipos remete, fundamentalmente, para a estrutura da exploração - o seu aparelho de produção. Nos casos em que se pondera fazer uma alteração da estrutura do aparelho de produção estamos no campo da análise de investimentos. Quando apenas se procura obter os melhores resultados possíveis a partir da estrutura existente estamos perante o Planeamento.

A Implementação diz respeito à própria execução do planeado e o Controlo de Gestão ao exercício de verificar as divergências entre o planeado e o executado, e as consequentes correcções nos ciclos seguintes. O Controlo de Gestão permite alcançar dois tipos de objectivos:

    Controlo Operacional - despoletar medidas correctivas durante a implementação ilustrado na figura através da ligação entre o controlo e implementação;

    Controlo Estratégico - correcção dos planos do(s) próximo(s) exercício(s) ilustrado na figura pela a ligação entre o controlo e o planeamento.

    A correcta implementação do plano permite controlar custos e garantir níveis de produção, produtividade, eficiência e/ou eficácia.

    Se for caso de os objectivos estratégicos deixarem de ser os mais ajustados à realidade em causa é muito importante que o processo de controlo rapidamente o detecte para que se volte a definir objectivos de forma a que esses instrumentos possam ser uma força motriz da empresa e não uma fonte de desmotivação e de confusão.

    O serviço de controlo de gestão da FZ AGROGESTÃO assenta no estabelecimento de objectivos, tanto estratégicos como operacionais, e no respectivo acompanhamento do seu cumprimento e ajustes.

    Balanced Score Card - Painel de Controlo Multi-dimensional

    O painel de controlo Multi-dimensional é a peça central para que os objectivos sejam traçados e para que sejam encontradas metas a cumprir. A ideia por detrás deste método é a escolha de um conjunto de Indicadores de Performance que espelhem as principais linhas estratégicas da empresa, assim como os principais pontos de estrangulamento ou de risco.

    Implica assim a definição de Objectivos, Iniciativas , Indicadores de Desempenho e Metas distribuídos em quatro perspectivas diferentes, mas complementares:

    •    Financeira / Económica

    •    Mercado / Cliente

    •    Produção - Processos / Operações

    •    Evolução / Inovação / Formação

    Perspectiva financeira/económica

    Para controlo desta perspectiva a AGROGESTÃO recorre a duas grandes ferramentas; a contabilidade de gestão e ao controlo orçamental.

    A elaboração do Orçamento anual, ao permitir estabelecer os resultados esperados para o planeamento de curto prazo, sendo importante em si mesma, está longe de esgotar a utilidade desta ferramenta de gestão. O controlo da sua execução, isto é, a comparação entre a situação planeada (Orçamento) e a situação verificada (de acordo com o plano de contas da empresa, no âmbito da sua Contabilidade de Gestão), é um mecanismo igualmente importante para a gestão de qualquer empresa.

    A existência de controlo orçamental implica, para além de uma actividade prévia de planeamento, um controlo rigoroso através da contabilidade de gestão. A contabilidade de gestão distingue-se da Contabilidade Geral, Externa, Histórica ou Fiscal que é regulada pelo Plano Oficial de Contas (POC) e que tem como objectivo de conhecer a situação patrimonial da empresa e os seus resultados globais. A distinção faz-se por a contabilidade de gestão, ou analítica, ter como objectivo organizar a informação por forma a que ela sirva como ferramenta de controlo de gestão, diferenciando as diferentes áreas da empresa e avaliando os diferentes factores de produção.

    Processos/Operações

    Ao distinguir custos e proveitos por actividade agrícola / agro-industrial dentro destas por operação, a contabilidade de gestão permite obter os indicadores de desempenho para controlo e ajuste dos objectivos e das metas na perspectiva de Processos / Operações.

    Ao nível da satisfação de mercado o controlo de gestão pode responder apenas com o conhecimento da evolução dos preços e das quantidades comercializadas de cada produto. Para um total controlo dos processos e operações deverão ser efectuados, no entanto, estudos de mercado ou de gestão por comparação.

    Mercado / cliente

    Esta área centra-se na estratégia de aproximação ao mercado: diferenciação, baixo/custo, mercado local/nacional/exportação, especialização/diversificação,... Mais uma vez o controlo de gestão poderá fornecer indicações sobre a evolução de preços e quantidades comercializadas, mas aqui, mais que em qualquer outro ponto é necessário recorrer a informação exterior sobre a forma de estudos de mercado ou gestão por comparação.

    Evolução / Inovação / Formação

    Esta área está dependente de toda a informação e da evolução de desempenho das restantes. Não deve ser tida como secundária, antes pelo contrário, deverá manter-se atenta às evolução do desempenho da empresa nas restantes áreas, de modo a que os seus próprios objectivos possam ser ajustados e traçados por forma a contribuir para o cumprimento das restantes metas da empresa.

    Gestão de recursos humanos / Sistema de Incentivos

    Na sequência do apresentado, e de acordo com a sua experiência, a FZ AGROGESTÂO considera que o factor de produção com maior influência no cumprimento de metas e objectivos é o Trabalho.

    Nas explorações agrícolas não só não é usual usar a designação de gestão de recursos humanos como muitas vezes esta dimensão é praticamente desprezada. No entanto, ao apoiar-se nos objectivos da empresa de forma a fazer centrar a actuação dos trabalhadores, a gestão de recursos humanos é parte essencial na utilização do painel de controlo multi-dimensional Painel de Controlo Multi-dimensional como ferramenta de gestão.

    Assim o estabelecimento de objectivos para os funcionários, assim como a existência de uma política salarial e de carreiras (peça fundamentais para estabelecer um sentido de justiça entre os trabalhadores - uma das grandes expectativas dos trabalhadores) são essenciais para o sucesso de uma empresa.

     

    Modo de actuação da FZ AGROGESTÃO

    A FZ AGROGESTÃO tem como núcleo das suas actividades o fornecimento de serviços de controlo de gestão. Deste modo a construção do painel de controlo multi-dimensional para o cliente e a instalação de um sistema profissional de controlo de gestão ficarão a seu cargo, ambos em estreita colaboração do cliente.

    No entanto, caso não existam estudos ou informação disponível para obtenção dos indicadores das áreas de Mercado/cliente e Processos/Operações, a FZ AGROGESTÃO poderá propor ao cliente uma de duas opções:

    ·     Realização de um estudo por um dos parceiros da FZ AGROGESTÃO

    ·     Associação a um grupo de agricultores interessados de modo a estabelecer um sistema de gestão comparada (benchmarking) em que a FZ AGROGESTÃO assegura a completa confidencialidade dos dados.

    O plano de trabalho

    Fase de Inicial

      Visitas exploratórias – levantamento exaustivo da situação actual.

      Explicitação de objectivos estratégicos.

      Definição do Balanced Score Card.

      Definição do Sistema de Incentivos integrado na gestão de recursos humanos.

      Nesta fase é de capital importância a envolvência com a direcção da empresa (directores e administradores).

      Todas as acções da FZ AGROGESTÃO são acompanhadas de formação aos funcionários e administradores da exploração nos conceitos necessários para a implementação de um sistema de controlo de gestão.

      Fase Recorrente

        Orçamentos anuais de actividade.

        Implementação / verificação dos meios/sistemas de controlo.

        Construção das ferramentas (mapas e relatórios) de comunicação dos resultados de controlo tanto à própria equipa de trabalhadores como à equipa de gestão e direcção.

        Controlo orçamental.

        Auditoria aos processos de controlo – conclusões e recomendações.

        Relatório analítico anual – conclusões e recomendações.

        Formação nos conceitos que se julgarem necessários para a compreensão de conceitos utilizados e progressiva autonomia na gestão da empresa por parte de funcionários e administradores.

 

 

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