O funcionamento é bastante simples. Em primeiro lugar são parametrizados os fornecedores, as operações e culturas ou raças presentes na exploração. Atribuem-se preços a Factores e Produtos, indicando a fonte a data e a região a que se referem (permitindo deste modo a criação de uma base de dados) e elabora-se um orçamento unitário para determinada actividade (indicando previsões de consumíveis, maquinaria, mão de obra, etc) a utilizar.
O passo seguinte é a descrição dos sistemas de produção conjuntos, ou seja, das proporções em que os vários orçamentos unitários vão ser utilizados, o que possibilita a emissão de relatórios de resultados planeados (por actividade individual ou por cada sistema de produção conjunto), a análise de utilização de factores (gráficos de utilização ao longo do ano para cada um dos factores de produção), previsão de tesouraria e análise de sensibilidade para os vários orçamentos. Quaisquer alterações em datas de início do ciclo cultural, preços ou áreas são imediatamente reflectidas em termos de resultados e de distribuição de factores ao longo do ano.
Esta solução informática pode ser utilizada para controlo das actividades em fase de realização permitindo no final do ciclo cultural o apuramento da Margem Bruta e Margem de Contribuição (participação nos resultados totais da exploração) de cada actividade, passando o agricultor a dispor de uma base de comparação entre a situação corrente e a que se antecipa poder ser conseguida com a realização de novos cenários produtivos.
O PLANIGESTÃO é também um programa que, uma vez utilizado em conjunto com o AGROGESTÃO ® – Solução Integrada de Gestão – adquire ainda uma maior utilidade dado que permite uma série de úteis interfaces, tais como um controlo entre o planeado e o realizado em diversas actividades e/ou sistemas de produção e a importação de actividades a fim de podermos enquadra-las em cenários pretendidos permitindo deste modo avaliar a sua performance em diferentes situações.