Tutorial Novas Séries para novo ano no AG.Comercial

1. Enquadramento do Tutorial

Este tutorial tem como objetivo orientar os utilizadores da aplicação
AGROGESTÃO.Comercial na preparação das
Séries de Documentos para o novo ano, garantindo o correto
cumprimento das obrigações legais e um arranque do ano sem constrangimentos.

A criação e comunicação das séries à Autoridade Tributária (AT)
deve ser feita com antecedência, uma vez que o processo depende
de credenciais válidas e de serviços externos (WSE da AT), podendo exigir tempo
para resolução de eventuais problemas.

Este procedimento divide-se em duas fases distintas:

• Antes do fim do ano – criação das novas séries e comunicação à AT
• Depois do início do ano – ativação das séries para emissão de documentos

2. Visão Geral do Processo

O processo de preparação das séries para o novo ano é composto por:

1. Verificações iniciais e encerramento de séries antigas
2. Comunicação da finalização das séries à AT
3. Criação de novas séries com base no ano anterior
4. Comunicação da abertura das novas séries à AT
5. Ativação das séries no início do novo ano

Cada uma destas etapas é detalhada de seguida.

FASE 1 – Antes do fim do ano

3. Preparação e Verificações Iniciais

Antes de criar novas séries, é fundamental realizar algumas verificações:

• Confirmar que as credenciais de comunicação com a AT (WSE) estão válidas e operacionais
• Verificar se existem séries de anos anteriores ainda abertas, especialmente de exercícios já encerrados

Recomenda-se realizar este processo com antecedência para evitar bloqueios ou atrasos nos últimos dias do ano.

4. Encerramento de Séries Antigas

Caso existam séries antigas ainda abertas, estas devem ser encerradas corretamente.

Séries não comunicadas à AT

1. Aceder à Parametrização de Séries
2. Selecionar a série
3. Escolher Editar Série
4. Marcar a série como Não Ativa

Séries comunicadas à AT

As séries que já foram comunicadas à AT
devem ser finalizadas junto da Autoridade Tributária,
conforme descrito no ponto seguinte.

5. Comunicação da Finalização de Séries à AT

Para uma comunicação mais segura e célere, siga rigorosamente este procedimento:

1. Na Parametrização de Séries, selecionar a ação “Comunicar Finalização AT (recomendado)”
2. Selecionar apenas uma série
3. Clicar em Comunicar Finalização AT

4. Na janela seguinte, clicar em Prosseguir >>
5. Depois clicar em Comunicar

6. Verificar o resultado apresentado no ecrã
7. Apenas após confirmação, clicar em Sair
8. Repetir o processo para as restantes séries

Se a mensagem de resposta for de insucesso, deverão ser verificadas as
credenciais WSE de comunicação com a AT.

6. Assistente de Parametrização de Novas Séries

Quando o intervalo de validade das séries está próximo de terminar,
o sistema apresenta automaticamente um aviso ao iniciar a aplicação
AGROGESTÃO.Comercial.

Ao clicar em OK, é aberto o
Assistente de Parametrização de Novas Séries.

Também é possível aceder manualmente através da
Parametrização de Séries, usando o menu do assistente.

Este assistente funciona por inspiração das séries do ano anterior,
permitindo criar novas séries de forma rápida e segura.

7. Criação de Novas Séries para o Novo Ano

Quando existe apenas uma série por tipo de documento, o sistema:

• Sugere automaticamente a designação da nova série
• Seleciona todas as séries do ano anterior a copiar

Se estiver a criar as séries antes do fim do ano, deve:

1. Clicar em Criar Novas Séries
2. Não selecionar a opção “Ativar agora?”

As séries criadas ficam disponíveis na lista
“Séries novas ainda não ativas”.

Permitindo que sejam revistas ou ajustadas rapidamente no início do ano.

Nos casos em que existam várias empresas, este processo deve ser repetido para cada empresa.

8. Comunicação da Abertura das Séries à AT

Após a criação das novas séries, estas devem ser comunicadas à AT.

Na Parametrização de Séries:

• Estado: Não Ativo
• Ano Aplicável: Novo ano

No separador Comunicação AT:

1. Selecionar apenas uma série
2. Clicar em Comunicar Abertura AT
3. Premir Comunicar

Após sucesso na primeira série, podem ser comunicadas as restantes.

FASE 2 – Depois do início do ano

9. Ativação das Séries do Novo Ano

No início do novo ano, deve voltar ao
Assistente de Parametrização de Novas Séries
e utilizar a opção Ativar Séries.

• Alterar séries de defeito? – recomendado na maioria dos casos
• Inativar séries antigas? – usar apenas quando já não forem necessárias

10. Boas Práticas e Recomendações Finais

• Realizar todo o processo com antecedência
• Comunicar primeiro uma série à AT e só depois as restantes
• Confirmar sempre o resultado antes de sair
• Repetir o processo por empresa, quando aplicável