O papel da análise de gestão na tomada de decisão numa exploração agrícola.
A agricultura moderna exige cada vez mais rigor na gestão. A complexidade das atividades, a diversidade de custos e a necessidade de prestar contas de forma transparente tornam indispensável dispor de informação fiável e organizada.
Numa exploração agrícola com atividade nas áreas agrícola, pecuária e florestal, a preparação dessa informação é uma peça central para apoiar a tomada de decisão. É nesse contexto que se enquadra o trabalho de Nuno Pereira, responsável pela recolha e organização da informação de gestão que permite acompanhar os resultados das diferentes atividades.
Informação que nasce no terreno
Grande parte da informação de gestão começa no campo. O trabalho de Nuno Pereira passa por recolher dados diretamente junto das equipas da herdade e dos prestadores de serviços: horas de trabalho, utilização de máquinas, serviços realizados e outras informações relevantes para a atividade diária.
Esses dados são depois organizados e lançados nas diferentes atividades e centros de custo, permitindo acompanhar com rigor os custos associados a cada setor. No caso das vendas dos produtos produzidos na exploração, o processo inclui também a articulação com a contabilidade para emissão da faturação e o envio das respetivas faturas aos clientes.
Do lado dos serviços exteriores, as despesas são codificadas por centro de custo e atribuídas às atividades correspondentes. Desta forma torna-se possível conhecer, com maior precisão, quanto custa produzir em cada área da exploração.
Relatórios por atividade e visão global
A informação recolhida ao longo do ano permite produzir relatórios de gestão por centro de custo e por atividade. Entre as áreas acompanhadas com maior detalhe encontram‑se as atividades de bovinos, prados e sementeiras.
Os lançamentos são feitos de forma regular ao longo do ano, permitindo garantir que os dados ficam devidamente registados e organizados. A análise dos resultados por atividade e a visão global da exploração são realizadas no final de cada exercício, servindo de base para a avaliação do desempenho e para a definição de orientações futuras.
Esta informação constitui um suporte importante para o Administrador na avaliação das diferentes áreas de atividade e na preparação das decisões estratégicas para o exercício seguinte.
Da gestão manual à gestão apoiada em dados
A evolução da gestão ao longo das últimas décadas tem sido significativa. Quando Nuno Pereira iniciou funções na exploração, em 2001, grande parte dos processos era ainda manual.
“Na altura era tudo feito manualmente. Não havia computadores nem e‑mail. Existia apenas um fax para enviar documentação para a contabilidade em Lisboa”, recorda.
A introdução de um sistema estruturado de gestão permitiu transformar profundamente a forma de acompanhar a atividade da exploração. Passou a ser possível organizar os custos por atividade, acompanhar as horas de trabalho e de utilização de máquinas e produzir demonstrações de resultados que anteriormente não existiam.
Esta mudança permitiu identificar com maior clareza onde se geravam custos e onde existiam oportunidades de melhoria na gestão do campo.
Quando os números ajudam a melhorar a gestão
Um exemplo concreto dessa utilidade surgiu na atividade dos bovinos. Em determinado momento, a análise dos resultados indicava que a atividade estava a gerar prejuízo.
A análise mais detalhada dos dados permitiu perceber que parte do problema estava relacionado com a organização do trabalho. Algumas tarefas associadas ao maneio dos animais estavam a ser realizadas por tractoristas, o que fazia com que horas de trabalho de maquinaria fossem imputadas à atividade pecuária, aumentando artificialmente os custos.
Depois de analisada a situação, a solução passou pela contratação de um tratador de animais com carta de trator, capaz de assegurar o conjunto das tarefas necessárias. A reorganização do trabalho permitiu corrigir a imputação de custos e melhorar a eficiência da atividade.
Este tipo de situações ilustra bem como a informação de gestão pode ajudar a identificar problemas, compreender as suas causas e apoiar decisões que melhoram o funcionamento da exploração.
Transparência e rigor na prestação de contas
Para além do apoio à gestão diária, a informação organizada por atividade tem também um papel importante na prestação de contas aos proprietários.
A existência de dados estruturados e de resultados por setor de atividade contribui para uma maior transparência e para uma leitura mais clara do desempenho da exploração.
Segundo Nuno Pereira, “o sistema veio trazer maior clareza às contas das diferentes atividades e ajuda a demonstrar que a propriedade está a ser gerida com rigor e com ferramentas adequadas à modernização do setor agrícola, pecuário e florestal”.
Uma ferramenta de apoio à gestão
A utilização de ferramentas de gestão especializadas, como o software AGROGESTÃO, tem sido fundamental para tornar possível este nível de organização da informação.
A possibilidade de registar custos e proveitos por atividade, organizar centros de custo e produzir relatórios de gestão permite transformar dados dispersos em informação útil para a decisão.
Num setor cada vez mais exigente e competitivo, a capacidade de acompanhar os custos e resultados das diferentes atividades torna‑se uma condição essencial para garantir uma gestão mais eficiente e preparada para o futuro.
